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体系认证基本流程说明
来源:未知 作者:admin 点击:

对于以上认证基本流程的简要说明见下表。

              表7-1质量等管理体系初次认证流程简要说明一览表

认证流程

                         简要说明

1.认证机构筛选、联络、洽谈

一般是认证机构的市场人员来组织宣传认证机构特点优势同时也了解一下组织的基本情况,初步探讨与协商申请认证范围、过程和场所。

2.提交机构要求的申请文件

主要是管理体系一、二层次文件以及与组织、生产、工艺、设备和产品等相关的资质证明、说明文件,有利于认证机构对组织有比较全面的了解与初步评估

3.双方合同(协议)评审

组织很难评审出什么名堂来,只需注意价格费用等情况即可,依据规定审核员来组织审核的所有交通费和住宿费应由组织承担,一个好的办法是组织将这个费用固定下来打入认证费中可省心许多。许多认证机构只有在组织接受其认证报价的基础上才着手签订合同的。

4.签订认证服务合同(协议)

合同为格式合同,非常复杂,由认证机构提供,一式两份,由组织总经理或管理者代表签署

5.审核准备

包括体系已经正式运行三个月以上,内部审核和管理评审已经完成,以及将公司管理体系手册与程序文件提供给认证机构(有的认证机构无此要求)。具体的审核计划(如审核时间、审核部门、审核要素、审核组成员名单、联系方式等)会由审核组长在审核前一两周发给组织的管理者代表或指定的联络人

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6.第一阶段审核

包括文件审核和现场审核,一般情况下审核员应该到组织现场进行审核。第一阶段审核完成后审核小组会提出改进建议与第二阶段审核关注点供组织改善以达到可以实施正式的认证审核的目的。在某些情况下,如果第一阶段现场审核发现组织根本不具备认证条件,也有可能取消或推迟第二阶段现场审核

依据CNAS-CC01《管理体系认证机构要求》第一阶段审核可以没有审核计划

7.第二阶段审核

为正式的认证审核,一般在第一阶段审核结束后的一个月左右进行,现场审核的审核发现可分为严重不符合项和一般不符合项,在没有严重不符合项的情况下现场审核就算通过了。审核之前,组织会受到审核组长的审核计划

8.宣布现场审核结论

由审核组长在其主持的末次会议上宣布审核结论,即现场审核不通过、现场审核通过(并推荐认证注册)或推迟通过[待严重不符合项整改(纠正措施)并通过验证后再推荐认证注册]

9.现场审核不通过

现场审核不通过的结论有时会在现场审核过程中宣布,如发现多个严重不符合项或可随时导致严重违反法规标准、事故等的致命缺陷,此时审核组长在与组织协商的情况下可宣布中止审核、或改变审核目的与审核范围,此种情况极少发生,审核员应该在第一阶段审核结束后就应该得出可靠的组织在实施改进建议后是否具有正式审核条件的评价

10.现场审核通过

即现场审核没有发现严重不符合项。对于审核组提出的一般不符合项,组织应该三个月内整改完毕并提交纠正措施报告,报告一般都在审核组提供的不符合报告内容及格式基础上完成,对于需要三个月以上才能完成的纠正措施只需在纠正措施报告上详细说明即可,对于纠正措施的现场验证一般会在下次监督审核中实施。

11.推迟(有条件)通过

推迟通过也称为有条件通过,一般各认证机构规定如果组织能够在3个月内在改善其严重缺陷或严重不符合项并由审核组验证且验证通过后才能推荐认证注册。

12.重新审核

如果现场宣布审核中止或现场审核不通过,一般须在6个月后重新开启审核程序即重新进行第一阶段审核,并且在此期间组织不能更换其它认证机构并实施认证流程

13.改善和纠正措施验证

   不符合项纠正措施报告

由于需要审核员到组织现场验证严重缺陷或严重不符合项的整改(纠正措施),会在正常认证费用上产生额外的费用,比如一个人天费(人日费),这会在认证服务合同中约定的。在现场审核通过的情形下,组织也必须在审核组长要求的时限内(最长不会超过三个月)提交针对所有不符合项纠正措施的实施报告。

14.推荐注册

为通过现场审核的标志。审核组长无权说组织已经通过全部认证流程并会取得认证注册与证书,因为审核组的现场审核文件包括结论还需要认证机构的技术委员会进行评审,评审通过才说明现场审核及结论是有效的,虽然极少出现现场审核文件及结论通不过委员会评审的情况

15.审核报告

由审核组长在收到组织的纠正措施报告后结合现场审核情况编写审核报告,认证机构技术委员会将在审核报告的基础上评审决定组织是否能够通过认证注册(获得认证证书),初次审核组织应尽快提交纠正措施报告,以便尽快拿到认证证书

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16.认证机构技术委员会评审

为认证机构内部的必需流程,在审核报告、审核小组对是否授予认证的推荐性意见及附带的任何条件或评论,以及组织提供给机构的申请文件信息等基础上做出对组织认证注册决定

17.认证机构管理者签发证书

证书签发者可为认证机构法定代表或管理者代表;证书签署前,认证机构还需要提交简要材料交其认可(授信)机构审批

18.组织获得认证证书

认证证书可由机构邮寄至组织,或组织到机构去取

19.两次年度监督审核

认证证书自签发之日起的有效期为三年,中间会有两次监督审核,即认证审核后的一年以后和两年以后,快到第三年前的一两各月组织应该已经进行了管理体系的换证审核(也称为“复审”或“再认证”)了,如果未进行复审,认证证书会在到期后自动失效

20.证书三年到期前复审准备

证书到期至少六个月前,如组织期望认证继续下去,应重新与认证机构签订认证服务合同(或协议)并在证书到期至少前三个月完成新一轮体系认证的现场审核,复审中一般不再需要第一阶段审核(初防)直接进行第二阶段的现场审核,除非组织的机构、管理体系以及组织或管理体系的运作环境(如法律的变更)发生重大变化,可能仍需要有第一阶段审核。

 几乎所有的认证机构都有自己的认证审核管理规定(或程序、须知等),这些管理规定之间大同小异而已。

 
 
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